Автор проекта «Мама, укрощающая время» делится с курганцами секретами тайм-менеджмента
На вопросы наших читателей, как выстраивать свой день, чтобы всё успевать, отвечает Мария Трагарюк – мама четверых детей, тренер по тайм-менеджменту. С 2015 года ведет собственный проект для женщин с детьми под названием «Мама, укрощающая время».
– Зачем обычной женщине тайм-менеджмент и что это вообще такое?
– Дословный перевод с английского языка выражения time management (тайм-менеджмент) – «управление временем». Конечно, управлять временем в глобальном смысле этого слова человек не может, зато может научиться использовать его эффективно, чтобы часов и минут хватало на всё, чем захочется заняться, и на самые главные вещи в жизни. Тайм-менеджмент нужен обычной женщине, прежде всего, чтобы быть счастливой.
– Каковы главные принципы тайм-менеджмента?
– У вас должна быть главная цель в жизни или три главных цели, причем конкретных. Если у вас нет собственных целей, значит, вы тратите свое время на выполнение целей других людей!
Сначала планируйте отдых! Отдыхать нужно вовремя, до того, как вы устали.
План должен быть обязательно! Лучше, если он будет в письменном виде.
«Лучше тупой карандаш, чем острая память!» – записывайте всё, и желательно, чтобы все ваши записи хранились в одном месте.
– Как относиться к времени, чтобы оно не было врагом, постоянно убегающим от тебя?
Время нужно беречь! Причем не только свое время, но и чужое. Это проявляется в мелочах – например, если вы приходите на встречу слишком рано, вы теряете свое время, если вы опаздываете, вы не цените время другого человека.
Что же делать? Надо четко планировать время, нужное на дорогу, на сборы, добавлять время на форс-мажоры – непредвиденные обстоятельства. Если приходите раньше, надо заранее продумать, чем займете время ожидания: можно взять с собой книжку, ежедневник для планирования, можно почистить память телефона и т. п.
– Какие полезные привычки есть у человека, умеющего владеть своим временем?
– Привычки планирования – это привычки, помогающие «разгрузить» голову и при этом ни о чем не забывать:
1. Составлять списки для всего: списки работ по комнатам, по зонам в жилье, списки покупок и т. д.
2. Завести и вести регулярно контрольный журнал, место, где будут храниться все ваши записи.
3. Определить для каждого дня недели определенную тему (например, среда – день отложенных дел, пятница – день покупок и т.п.)
4. Планировать свой день.
5. Планировать свою неделю.
6. Планировать свой месяц.
7. Планировать свой год.
8. Записывать все свои планы и мечты сразу (иметь под рукой карандаш и место для записей).
9. Использовать напоминалки (на клейких листочках, в компьютере, в телефоне и т. п.)
10. Делить крупные дела на маленькие части («есть слона по кусочкам»).
11. Делать неприятные дела («лягушки») с утра.
12. Планировать меню.
13. Планировать расходы.
14. Вести семейный бюджет.
15. Составлять план действий перед любым делом.
16. Устраивать «разбор полетов»: делать выводы после любого сделанного дела.
17. Использовать семейный календарь.
18. Создать домашний информационный центр.
19. Иметь и вести дневник успеха.
20. Иметь цель в жизни и расписать шаги по её исполнению.
22. Иметь для всего не просто план, а план-оптимум, план-минимум и план-максимум.
23. Периодически проводить хронометраж.
24. Оставлять буферное время (запас времени на случай непредвиденных обстоятельств).
Очень важны полезные «ресурсные привычки», то есть привычки заботиться о себе. Если вы не в ресурсном состоянии, у вас нет ни сил ни на что. Поэтому, в первую очередь, нужно учиться наполнять себя энергией! С рождением второй дочки я узнала о существовании женского тайм-менеджмента (для мам). Его главное правило: нужно вовремя восстанавливаться и пополнять запасы жизненной энергии, иначе будет плохо и маме, и всей семье. Есть такой анекдот: мама запирается на кухне, дети после долгих попыток открыть дверь врываются туда, а она сидит и пьет чай с конфеткой. «Мама, что ты делаешь?» – спрашивают дети. Мама отвечает: «Сейчас, дети, я делаю вам добрую маму!»
– Нужно ли с утра составлять письменный план на день? Как это работает? Эффективно ли? И как эту привычку себе завести?
– Есть мнение, что план на день лучше составлять вечером предыдущего дня. Но у некоторых людей – нестабильное расписание, многие пункты плана появляются или уточняются только с утра. Таким людям лучше составлять или хотя бы корректировать составленный с вечера план прямо с утра.
Без плана вы будете долго думать, чем именно лучше сначала заняться, какое из предстоящих вам сегодня дел важнее всего. План экономит время и помогает избегать неудачных поспешных решений.
Чтобы завести себе привычку составлять план, начните с малого: просто напишите на любой бумажке три главных дела на день и держите эту бумажку там, где она вам будет часто попадаться на глаза. Когда привыкнете это делать, можно перейти к составлению более сложного плана.
– Не превратится ли женщина в часовой механизм, если будет жить строго по графику и расписанию? Ну, например: с 15 до 16 часов играю с ребенком, с 16 до 18 готовлю ужин, с 18 до 19 читаю книжку, глажу белье, сушу волосы феном?
– А разве с детьми возможен четкий план? Да и кто сказал, что нужно вот такое жесткое планирование? Планирование для мам может быть только гибким! План нужен мне как раз для того, чтобы быть гибкой, чтобы знать, от каких дел я смогу безболезненно отказаться или перенести на другой день. План позволяет не забывать ни о чем, делать все рутинные дела быстро, выполняя их в самое удобное для этого время, что-то совмещать, а что-то делать «на автомате». План – залог того, что вы с максимальной вероятностью избежите неприятных неожиданностей. Например, если планово посещать зубного врача, вы с большой вероятностью избежите ситуации, когда у вас разболится зуб в середине длинных праздников, и вы не будете знать, куда бежать и что делать.
– Почему многие люди страдают от прокрастинации? Как с этим бороться?
– Прокрастинация – это когда человек по какой-то причине откладывает дело, которое ему нужно выполнить. Причин прокрастинации может быть очень много: физическая усталость, психологическая усталость, страх, дело слишком большое, дело зависит не только от вас, это дело неприятно вам, дело не интересно вам, у вас слишком много других дел, дело не такое уж важное и так далее. Соответственно, сначала нам нужно выявить причины прокрастинации, а потом уже планировать, как выполнить дело. Например, выясняем, что мы до бесконечности откладываем определенное дело, потому что оно небольшое и при этом неприятно нам. Это «дело-лягушка» (есть такие виды дел в тайм-менеджменте), а лягушек нужно есть в ресурсное для вас время, лучше всего с утра, когда вы полны сил и энергии. Тогда мы начинаем день с маленькой победы и весь день чувствуем себя победителями.
– Если человек не укладывается в конкретное время, не успевает сделать задуманное, как найти баланс между отдыхом и работой?
– Отдыхать нужно в любом случае. Бывает, что уставший человек два часа делает работу, которую бы он сделал за десять минут, если бы отдохнул и элементарно выспался. При выполнении важной и сложной работы планируйте перерывы заранее и не забывайте делать их, так будет больше шансов, что вы успеете сделать задуманное в срок. Работая на пределе, «через не могу», вы долго не проработаете. Быстрее, чем физическая усталость, к вам могут подкрасться эмоциональное и психологическое выгорание, стресс и депрессия. Будьте аккуратны! Берегите себя! Планируйте грамотно!
– Как быстро уложить детей спать?
– Поможет способ обратного планирования. Если вам нужно лечь в 23 часа, надо, чтобы дети легли в 22.30, значит, вы должны почитать книжку детям в 22.15 (22 часа), для этого дети должны лечь в кровать в 22.10, для этого пойти умыться и чистить зубы в 21. 55, для этого закончить все свои занятия в 21.30, для этого начать делать уроки в 19 часов, для этого поужинать примерно в 18.30, для этого начать готовить ужин вам нужно в 17.50 (или он должен быть приготовлен заранее), для этого…
Цепочка может быть разной, но суть в том, чтобы пройти все шаги обратным путем. Время может «плавать», но плюс-минус 30 минут, а не плюс-минус 2-3 часа.
В приведенном примере детям перед сном читают книжку – это просто ритуал, мотивирующий детей быстрее и охотнее ложиться спать. Его можно заменить любым другим совместным ритуалом, например, спеть песенку, послушать полчасика аудиокнигу, поговорить о прошедшем дне.
– Как планировать что-то, если тебя в любой момент могут прервать? Вот я запланировала поработать 40 минут, и вдруг вопль из-за двери. Седея, бегу проверять: кот выпал из окна или шкаф упал на дочь?! Нет, это у нее палец в дырке на ручке сковородки застрял. Тянусь за маслом, поворачиваю: всё, вытащила. Но сразу вернуться к работе все равно не выходит: сначала валерьяночки, потом чаю, и подождать, пока руки перестанут трястись.
– Спасает гибкое планирование, планы для форс-мажорных ситуаций. Один раз прописываете все: а что, если пожар, а что, если аллергический шок, а что, если наводнение… И, дай Бог, эти планы вам никогда не пригодятся, но пусть они будут!
Еще спасает позитивное отношение ко всему и юмор – эти навыки можно постепенно выработать. Форс-мажоры будут периодически случаться, но, имея план на любой случай и вооружившись оптимизмом и юмором, вы будете легче к ним относиться, быстрее возвращаться к рабочему состоянию.
– Как быть, если у вас маленький ребенок, и его болезни постоянно нарушают все планы? Вот отведу малыша в садик, ударно поработаю, поучусь, отосплюсь… «Заберите, пожалуйста, ребенка, он сильно кашляет». И вся неделя (в лучшем случае) котикам под хвост.
– Учитесь играть в игру «ЗАТО». Ребенок заболел, зато мы сможем побыть вместе! Сильно кашляет, но зато он дома, а значит, не всё так страшно. Не удается поработать, зато можно послушать аудиокниги, иногда и вместе с ребенком. Да и поспать можно вместе с ребенком. Если есть такая возможность, обязательно пользуйтесь. Я понимаю, что болезни бывают разные, бывает высокая температура, и вы можете не спать всю ночь, но днем поспите рядом с ним. Пообнимайте своего ребенка – иногда это лучшее лекарство!
Не думайте, как могло бы быть, не жалейте «проваленных» планов! Такие сожаления до добра никого не довели! Зачем думать о том, что вы упустили. Живите днем сегодняшним, даже если это день рядом с кашляющим ребенком. Помните, что и это пройдет, что дети вырастают, причем довольно быстро!
– Как не отвлекаться от монотонной работы за компьютером или с бумагами?
Отключите уведомления на телефоне и на компьютере, по возможности, выключите телефон.
Положите рядом с местом работы листок и ручку, и если в голове возникает какая-то важная мысль, не связанная с работой, запишите ее и временно забудьте.
Найдите свои якоря, помогающие вам сосредоточиться на работе: у кого-то это музыка, у кого-то идеально чистый стол, у кого-то кружечка кофе перед началом работы.
– Как отвлекаться эффективно?
– Отвлекаться не желательно! Перерывы делать обязательно! Во время перерыва желательно максимально переключаться. Работаете, сидя за компьютером, – пройдитесь по улице и сделайте несколько гимнастических упражнений. Работаете на улице – зайдите в помещение и посидите, попейте чайку.
Главное – делать перерывы вовремя! Вовремя – это примерно пятиминутный перерыв после сорока минут работы, и более длинный перерыв после нескольких таких циклов 5/40 минут. Опытным путем вы сами сможете выявить, какое чередование работы и отдыха будет эффективнее именно для вас. Если во время перерыва пришла важная мысль по работе, запишите ее на бумажке и временно забудьте.
Изучайте тайм-менеджмент, применяйте его правила, техники, инструменты, приемы в своей жизни и пусть все ваши цели достигаются, а планы выполняются! Тайм-менеджмент – это не скучно, тайм-менеджмент – это способ найти время для счастья!
Фото из личного архива Марии Трагарюк.
Газета Курган и Курганцы Новости Кургана не пропустите важные новости
Теги: время, мама, тайм-менеджмент
Газета Курган и Курганцы Новости Кургана не пропустите важные новости
