Проведение и организация конференций

Модератор должен быть профессионалом

Проведение и организация конференции – дело сложное и затратное. Со сложностями сталкиваются не только новички, но и те люди, которые уже делали эту работу и знают все тонкости. Связано это с тем, что, делая одно и то же дело, человек перестает обращать внимание на нюансы и тонкости. А детали очень важны, потому что от них зависит исход мероприятия.

На что обращать внимание при организации конференции?

Каждый пункт, о которых сейчас пойдет речь, очень важен. Обратить внимание стоит на:

1. Тему

Организатор должен понимать, какая цель перед ним стоит. Как только цель будет определена и тема станет всем ясна. Но и тут стоит быть внимательным. Тема должна быть ясна и понятна не только организаторам, но и всем участникам, которые придут на нее.

Заранее оговариваются темы докладчиков. План составляется заранее и к назначенному сроку у всех участников все должно быть готово.

Совершенно не важно, как будет проходить мероприятие. Открытая или закрытая конференция организуется по одному принципу.

Темы докладов подбираются тщательно. Они должны строго соответствовать общей направленности. Если есть возможность, то организаторы могут заранее изучить план докладов и обратить внимание на основные тезисы выступления.

2. Дату проведения

Определиться с датой проще простого. Нужно обратить внимание на календарь событий и выбрать свободный день от каких-либо мероприятий. Тогда на него придет много людей, и приглашенные не будут разрываться между мероприятиями.

На практике все получается иначе. Организаторы не обращают внимание на мероприятия конкурентов. Эта ошибка может стоить многого. Гости будут выбирать куда пойти или вовсе не придут. Если в месяце было много мероприятий, и все они различались по масштабам, направленности и событиями, то лучше конференцию перенести в более спокойный период. Если у разных компаний одна целевая аудитория, то стоит выбирать разные даты. Деньги на организацию будут потрачены, а результат не окупиться.

Проводить мероприятие не стоит в период, когда отмечаются какие-то праздники. Также учитывается сезон отпусков. Начало недели – не лучший вариант для проведения конференции. После выходных люди еще не успели влиться в рабочий процесс, и заставить их отправиться на какое-то мероприятие будет довольно сложно.

3. Модератор должен быть профессионалом

Не стоит экономить на модераторе. Нужно обращаться к профессионалу, который знает все тонкости своего дела. От его желания и мастерства зависит атмосфера мероприятия. Он должен уметь расположить к себе аудиторию и при этом не отступать от регламента.

23.11.2020